Ten artykuł przeczytasz w 6 minut.
Czy zastanawialiście się kiedyś, jak wygląda popularyzacja nauki od kuchni? To, co widać na zewnątrz, to tylko wierzchołek góry lodowej… Zapraszamy do lektury humorystycznej historii o organizacji warsztatów w ramach projektu „Technologie przyszłości – wykorzystanie nauki w praktyce”.
„Czy ktoś wie, gdzie są gadżety?”
Taką wiadomość otrzymali moi współpracownicy pewnego czerwcowego popołudnia. Wiadomość była „dla wtajemniczonych”. Dołączyłam do niej zdjęcie naszej biurowej ściany, zaskakująco widocznej po miesiącach ukrycia za nietypową barykadą. Przez dwa lata stały pod nią duże kartony wypełnione po brzegi gadżetami projektowymi. Towarzyszyły nam w biurowej codzienności tak długo, że stały się praktycznie elementem krajobrazu. Nowi pracownicy uznawali je za standardową część wyposażenia biura. Goście pytali czasem, co jest w środku. My, mijając je codziennie, przestaliśmy zwracać na nie uwagę. Po prostu były.
Aż pewnego czerwcowego popołudnia zniknęły.
Kilka dni wcześniej zakończyliśmy realizację cyklu warsztatów poświęconych nowoczesnym technologiom – modelowaniu i symulacji procesów oraz interakcjom człowieka z robotem. Za nami było dwadzieścia szkoleń, setki godzin szkoleniowych i setki osób uczestniczących, a także tak duży natłok telefonów, wiadomości i spotkań organizacyjnych, że trudno ująć go w liczbach, nie ryzykując poważnego niedoszacowania. Najważniejsze jednak, że wszystkie wskaźniki projektu zostały osiągnięte. Pozostał już tylko raport końcowy i porządki.
Można by pomyśleć, że porządki są najmniej interesującą częścią projektu. Nic z tych rzeczy! Tydzień po zakończeniu warsztatów spotkałyśmy się z koleżanką, która przez wiele miesięcy pomagała przy organizacji. Na biurkach zaczęły lądować segregatory, certyfikaty, listy obecności, materiały szkoleniowe i wszelkie inne materialne pozostałości po wydarzeniach. Przez dwie godziny sortowałyśmy dokumenty, odzyskiwałyśmy niewykorzystane materiały i archiwizowałyśmy dokumentację zgodnie z przyjętymi zasadami. Za każdym razem, gdy myślałyśmy, że to już koniec sprzątania, z kolejnej szuflady wyłaniał się następny segregator. Nie mogę jeszcze naukowo potwierdzić, że istnieje prawo zachowania segregatorów, ale teraz jestem przekonana, że tak. Kiedyś napiszę na to odpowiedni dowód matematyczny.
Następnego dnia przyszedł czas na „rozprawienie się” z kartonami z gadżetami. Przenosiłam torby, liczyłam zapasy i szukałam dla wszystkiego miejsca w szafach. Kiedy skończyłam, ściana była pusta. Po raz pierwszy od kilkunastu miesięcy. Wtedy pojawiła się refleksja: kartony przez cały czas były czymś więcej niż magazynem gadżetów. Były wskaźnikiem postępu projektu. Na początku było ich na tyle dużo, żeby pomieściły 250 sztuk pakietów zawierających torby, gry planszowe nawiązujące tematycznie do obszaru merytorycznego projektu, długopisy i notesy. Oczywiście, wszystko z odpowiednimi logotypami i oznaczeniami. Z każdymi warsztatami znikało kilka kolejnych zestawów. Dziesięć sztuk tutaj, dwanaście tam. Niby niewiele. Ale każda znikająca torba oznaczała kolejne osoby, które przeszły szkolenie, kolejny termin zrealizowany zgodnie z harmonogramem, kolejny krok do osiągnięcia celu. Na szkoleniu wielokrotnie powtarzaliśmy jak mantrę informacje o kluczowej roli mierzenia i monitorowania efektywności procesu, dyskutowaliśmy, jak pozyskać dane, niezależnie od poziomu cyfryzacji danej organizacji, prezentowaliśmy różnorodne zestawy kluczowych wskaźników efektywności i sposoby ich praktycznego wykorzystania… Tymczasem na naszych oczach materializował się idealny przykład szkoleniowy, dotyczący kreatywnego wykorzystania posiadanych danych do dynamicznego monitorowania postępu projektu.
Kiedy więc patrzyłam na pustą ścianę, nie widziałam braku kartonów. Zobaczyłam koniec pewnego etapu, zrealizowane wskaźniki, pasek postępu który osiągnął w końcu pożądany stan 100%. Towarzyszyły mi przy tym ulga i poczucie dobrze wykonanego zadania, zabarwione odrobiną zmęczenia i doprawione zdecydowanie za dużymi ilościami kawy. Bo choć uczestnicy widzą zwykle kilka, kilkanaście godzin warsztatów, za nimi kryją się miesiące pracy, których nie widać.
Warsztaty zaczynają się dużo wcześniej
Największym zaskoczeniem całego projektu było dla mnie odkrycie, że organizacja warsztatów ma niewiele wspólnego z zadbaniem o przebieg samego dnia szkoleniowego. Na początku wydawało mi się, że najważniejsze będą programy szkoleniowe, prezentacje i przygotowanie merytoryczne. Tymczasem pierwsze prawdziwe wyzwanie pojawiło się znacznie wcześniej – podczas planowania terminów.
Nasi trenerzy to praktycy z wieloletnim doświadczeniem. Na co dzień prowadzą projekty, badania i prace wdrożeniowe. Szkolenia to jedna z form ich aktywności zawodowej, realizowana równolegle z wszystkimi pozostałymi obowiązkami. Uzgodnienie terminów kilku takich osób przypomina czasem rozwiązywanie skomplikowanej łamigłówki logicznej, jak sudoku, w którym liczby spontanicznie zmieniają swoje miejsca tuż przed wpisaniem ostatniej z nich.
Drugie zderzenie z rzeczywistością organizatora przyszło chwilę później. Do projektu finansowanego ze środków publicznych nie wystarczy przygotować dobrego pomysłu. Trzeba jeszcze spełnić wskaźniki. Określona liczba warsztatów. Określona liczba uczestników. Konkretne rezultaty. Problem polegał na tym, że uczestnicy to rzeczywiste osoby, dużo bardziej dynamiczne niż liczby zaplanowane starannie w naszym rekrutacyjnym arkuszu kalkulacyjnym. Mają własne kalendarze, przełożonych, rodziny, choroby, urlopy i nagłe zmiany planów. A organizator dowiaduje się o tym zwykle w najmniej dogodnym dla siebie momencie.
Darmowe nie znaczy bezkosztowe
Rekrutację prowadziliśmy przez specjalnie opracowaną stronę internetową, formularz zgłoszeniowy oraz media społecznościowe. Współpracowaliśmy z działem marketingu, publikowaliśmy informacje w mediach społecznościowych i w kanałach komunikacyjnych instytutu, kontaktowaliśmy się z firmami i partnerami. Początkowo wydawało się, że wszystko działa. Uczestnicy się zgłaszali, a nasze listy w arkuszach kalkulacyjnych systematycznie wypełniały się chętnymi.
Później zaczęliśmy odkrywać mniej oczywiste oblicze darmowych warsztatów. Jedną z najbardziej bolesnych lekcji było zrozumienie, że zapisanie się na bezpłatne wydarzenie nie zawsze oznacza pewność i stuprocentową gotowość wzięcia udziału. Wszyscy wiemy, że „za darmo to uczciwa cena”, ale teraz wiemy też, że czasami oznacza to brak motywacji do potraktowania wydarzenia w sposób priorytetowy.
Były takie warsztaty, na które zgłosiło się około szesnastu osób. Przyszły cztery. Z perspektywy uczestników nic nadzwyczajnego się nie wydarzyło. Szkolenie odbyło się normalnie. Trenerka poprowadziła zajęcia. Uczestnicy byli zadowoleni, pracując w „bardzo kameralnej” grupie. Z perspektywy organizatora sytuacja wyglądała zupełnie inaczej. Catering był zamówiony. Sala przygotowana. Materiały wydrukowane. A przede wszystkim: koszty poniesione. Tymczasem wskaźniki projektu wciąż czekały na realizację. To był moment, w którym mogliśmy załamywać ręce albo szukać rozwiązania. Wybraliśmy drugą opcję. Do wdrożonych już wcześniej rozwiązań w postaci list rezerwowych dodaliśmy całą masę dodatkowych telefonów i maili, przypomnień, próśb o potwierdzenie, a nawet, zainspirowani niekoniecznie docenianymi przez klientów praktykami linii lotniczych, wprowadziliśmy taktycznie overbooking. Jednak ryzyko związane z potencjalnie trudniejszymi do przeprowadzenia warsztatami w większych grupach heroicznie wzięliśmy na siebie – rezerwowy trener pomocniczy zawsze był w pogotowiu. Dodatkowo kolejne warsztaty zorganizowaliśmy na uczelni wyższej. Pojawiło się wielu studentów. Sala była pełna, dyskusje żywe, a trenerka wychodziła ze szkolenia autentycznie zadowolona. Jak sama mówiła, miała okazję rozmawiać z ludźmi, którzy w przyszłości najprawdopodobniej będą pracować z robotami na co dzień.
Projekt nauczył mnie też jednej zasady. „Na pewno będę” nigdy nie jest deklaracją wykutą w kamieniu.
Niewidzialna praca
Jeżeli ktoś zapyta mnie dziś, co pochłania najwięcej czasu przy organizacji warsztatów, to mogę powiedzieć, że o dziwo nie drukowanie materiałów czy zamawianie cateringu. Najbardziej czas pochłaniają rozmowy z osobami zapisanymi na warsztaty: maile, telefony, rzadziej SMS-y. Ciągłe potwierdzania, przypomnienia, odpowiadanie na najróżniejsze pytania i przepisywanie uczestników między terminami. Dla kogo są warsztaty, ile będą trwały, co należy zabrać ze sobą – to standardowy zestaw pytań, na który odpowiedzi można znaleźć w formularzu rejestracyjnym i na stronie internetowej projektu. To właśnie tam znikały godziny pracy, niemierzalne w postaci zmian wskaźników projektowych, a jednak niezbędne, aby osiągnąć założone cele.
Drugim niewidzialnym światem były szczegóły. Logotypy, oznaczenia projektu, wymagane treści, odpowiednie opisy. Każdy plakat, certyfikat czy materiał szkoleniowy musiał spełniać określone wymagania formalne. To drobiazgi, dopóki nie trzeba ich dopilnować setki razy.
Teatr improwizowany
Przez cały projekt nauczyłam się jeszcze jednej rzeczy.
Organizacja wydarzeń przypomina trochę teatr. Uczestnicy widzą gotowy spektakl. Wchodzą na salę, odbierają materiały, piją kawę, biorą udział w zajęciach i wychodzą z certyfikatami zadowoleni (co wynika z ankiet satysfakcji wysyłanych po warsztatach).
Nie widzą natomiast walki o salę konferencyjną, zmieniania numerów pomieszczeń na ostatnią chwilę, telefonów do trenerów z przypomnieniami, gdzie dokładnie mają prowadzić zajęcia, ani dyskusji o tym, dlaczego uczestnicy zjedli wszystkie porcje wegetariańskie, traktując je jako dodatek do dań mięsnych.
Nie widzą organizatorów dojadających pod koniec dnia ostatnią porcję zupy czy kartonów, zastawiających jedną całą ścianę w biurze.
I bardzo dobrze.
Wychodzę z założenia, że jeśli organizatorzy wykonali swoją pracę właściwie, uczestnik nie powinien zauważyć większości problemów. Patrząc dziś na pustą ścianę po zniknięciu kartonów, myślę przede wszystkim o tym, ile pracy wykonano po cichu. O ludziach, których uczestnicy najczęściej nigdy nie poznali osobiście. O setkach godzin rozmów, ustaleń, telefonów i wiadomości, które sprawiły, że warsztaty wyglądały właśnie tak, a nie inaczej.
A jeśli miałabym podsumować ten projekt jednym zdaniem, powiedziałabym tak:
Witamy w naszym teatrze. Tylko my wiemy, jak wygląda scenariusz. Widzowie przez cały spektakl myślą, że to, co widzą, jest dokładnie tym, co powinni zobaczyć.
Autorzy: Małgorzata Ignasiak, Sara Łukaszewska-Lorenz, Paulina Młodawska, Adam Szablewski
Projekt dofinansowany ze środków budżetu państwa, przyznanych przez Ministra Nauki w ramach programu „Społeczna odpowiedzialność nauki II”.
